Guida alla fatturazione elettronica

In vigore dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica ha messo un po’ di ansia a diversi lavoratori, che hanno dovuto in poco tempo modificare le loro abitudini spesso entrando in contatto con un sistema digitale non per tutti così familiare. Viene chiamata anche e-fattura, e si tratta di un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture tutto digitale, che consente di eliminare il supporto cartaceo e, di conseguenza, tutti i costi di stampa, conservazione, spedizione.

Guida alla fatturazione elettronica

Guida alla fatturazione elettronica

Questo lato positivo comunque non elimina la difficoltà di queste fatturazioni, che sono completamente diverse nella fatturazione, nella ricevuta, nell’invio e conservazione. Proprio per questo, il lavoratore può rivolgersi a degli studi associati competenti che vengono in aiuto anche a operazioni del genere, facendo in modo che siano svolte correttamente evitando di cadere in errori e sanzioni.

Fatturazione elettronica: Non serve scrivere in codice!

La fatturazione elettronica si serve di un formato chiamato FatturaPA, ovvero il tracciato con cui bisogna necessariamente produrre tutte le e-fatture. È un flusso di dati digitali con gli stessi contenuti della fattura cartacea, però scritti in linguaggio XML. Questo significa che è obbligatorio fare un corso di linguaggio XML? Assolutamente no.

Questo linguaggio serve per unificare le modalità di compilazione: infatti, negli anni la fattura veniva compilata in modi anche molto diversi tra loro: carta e penna, macchina da scrivere, editor testuali come Word o fogli di calcolo come Excel, o con software di fatturazione più o meno complessi.

La fattura compilata veniva poi spedita al cliente o per posta o per e-mail, cliente che poi doveva conservare in formato cartaceo il documento per 10 anni, cosa che rendeva necessario stampare la fattura.

Nuovi sistemi

Un sistema ormai obsoleto, che è stato finalmente cambiato: con la fatturazione elettronica si ha un percorso unico standardizzato, per merito del Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate: tutti useranno lo stesso software di fatturazione elettronica, che gode della firma digitale (anche questa tramite un software di firma elettronica qualificato) di chi emette la fattura e del suo intermediario.

La fattura viene poi inviata al destinatario mediante il Sistema di Interscambio, un punto di passaggio obbligatorio per tutte le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione e nei confronti dei privati: il Sistema ha un controllo tecnico automatico, e automaticamente si occupa di consegnare il documento alla PA o al soggetto a cui è indirizzato.

Per farla breve, il Sistema di Interscambio ha la funzione di snodo tra interessati e serve per verificare che tutto sia corretto, e che la fattura contenga tutti i dati necessari.

La compilazione

La fatturazione elettronica tra privati e verso la PA cambia di poco. In entrambi i casi, il modo più semplice per compilarla è usare un software di fatturazione (ce ne sono diversi online). In tutti casi, bisogna compilare la fattura e poi invece di stamparla o salvarla in PDF per inviarla tramite e-mail, bisogna provvedere a generare il formato XML Fattura PA.

È proprio questo il momento in cui serve prestare maggiore attenzione perché bisogna scegliere tra formato B2B (ovvero tra privati con partita IVA), formato B2C (Verso i Consumatori), e il formato specifico verso la Pubblica Amministrazione. Il Sistema di Interscambio si serve di diversi metodi per sapere a chi inviare la fatturazione:

  • Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri verso gli uffici PA, da inserire obbligatoriamente nella fattura.
  • Codice Fiscale per i Consumatori (il Sistema di Identificazione consegna nel Cassetto Fiscale). Il Consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea/PDF della fattura.
  • PEC o Codice di Accreditamento del SdI per l’invio tra privati.

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